Uw persoonsgegevens verwerkt Landschapsbeheer Flevoland in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Wie zijn wij en wat doen wij?
Stichting Landschapsbeheer Flevoland maakt zich sterk voor behoud, beheer en ontwikkeling van natuur en landschap buiten de natuurgebieden. Met onze kennis en ervaring en de hulp van vele honderden vrijwilligers leveren we een belangrijke bijdrage aan de zorg voor het Flevolandse
landschap. We bezitten geen eigen natuurterreinen zoals het Flevolandschap, Natuurmonumenten of Staatsbosbeheer. Om onze doelstelling te bereiken werken we samen met agrariërs, particulieren, bedrijven, verenigingen, stichtingen, gemeenten, waterschap,
Provincie, Rijkswaterstaat én met de genoemde natuurbeheerorganisaties. Wij kunnen onze activiteiten niet uitoefenen zonder bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Wij achten het hierbij van belang dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in
overeenstemming is met de bestaande waarborgen voor de bescherming van privacy. Hierin volgen wij de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens, te weten de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-AVG).
In deze privacy statement lichten wij aan de hand van voorbeelden toe op welke manieren wij persoonsgegevens ontvangen en hoe wij met deze gegevens omgaan. De opsommingen van de voorbeelden zijn niet uitputtend bedoeld, maar een manier om u een beeld te geven van onze handelswijze.
Wat zijn “persoonsgegevens” en wat is “verwerken”?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die we met u in verband kunnen brengen. Denk aan bijvoorbeeld uw naam, uw telefoonnummer, uw e-mailadres of uw bankrekeningnummer. Maar bijvoorbeeld ook het IP-adres van uw computer. Het gaat om gegevens die herleidbaar zijn naar
u als persoon. Verwerken is een wettelijk begrip. Het is ook een heel breed begrip. Het gaat namelijk om alles wat men kan doen met gegevens: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Hoe verkrijgen wij uw gegevens?
Landschapsbeheer Flevoland ontvangt op verschillende manieren persoonsgegevens. We ontvangen gegevens rechtstreeks van u, bijvoorbeeld omdat u informatie verstrekt via het contactformulier op onze website of een aan onze website gelinkt formulier, als vrijwilliger of cursist, omdat u gebruikmaakt van onze diensten, omdat u bij ons solliciteert of omdat u zich heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief.
Welke persoonsgegevens gebruikt Landschapsbeheer Flevoland?
Doordat Landschapsbeheer Flevoland op allerlei manieren persoonsgegevens ontvangt, wordt door ons een grote verscheidenheid aan persoonsgegevens gebruikt. Bijvoorbeeld, als u deelneemt aan vrijwilligerswerk van Landschapsbeheer Flevoland, dan vragen wij u naar uw
voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres. Als u solliciteert bij Landschapsbeheer Flevoland, dan ontvangen wij uw curriculum vitae. Als u deelneemt aan een cursus, ontvangen wij naast uw voor- en achternaam, telefoonnummer en mailadres ook uw adresgegevens voor facturatie.
Analytische cookies
Landschapsbeheer Flevoland maakt gebruik van analytische cookies, zoals de cookies van Google Analytics, waarmee informatie wordt verzameld over het gebruik van de website. Hiermee wordt o.a. het aantal websitebezoekers, de bezochte pagina’s en duur van hun verblijf vastgelegd. De verzamelde gegevens worden geanonimiseerd gebruikt om de dienstverlening te verbeteren en de inhoud van de website optimaal af te stemmen op de wensen en de behoeften van de gebruikers.
Landschapsbeheer Flevoland heeft voor het gebruik van Google Analytics een bewerkersovereenkomst met Google gesloten. Deze overeenkomst zorgt ervoor dat de cookies van Google Analytics op de meest privacy vriendelijke manier zijn ingesteld. Landschapsbeheer Flevoland heeft Google geen toestemming gegeven om via Landschapsbeheer Flevoland verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Google Analytics maakt gebruik van een cookie, dat is een klein bestandje dat op u computer wordt opgeslagen. In de nieuwe privacy wetgeving (januari 2015) valt Google Analytics onder de uitzonderingen en mogen Analytics cookies geplaatst worden zonder toestemming vooraf van de gebruiker, mits Analytics
op de juiste manier is ingesteld en wordt voldaan aan de plicht om bezoekers van de website hierover te informeren. Dat doen wij op deze pagina.
Functionele cookies
Op de website van Landschapsbeheer Flevoland worden naast het Analytics cookie ook functionele cookies gebruikt. Functionele cookies zorgen ervoor dat een website of app goed werkt. Ze onthouden bijvoorbeeld inloggegevens en taalvoorkeuren.
Social media
Op onze website kunt u informatie via social media delen, via de aanwezige social media knoppen. Via deze knoppen kunnen de betreffende social media cookies plaatsen. Op het gebruik door die partijen hebben wij geen invloed. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het gebruik en de verstrekking van gegevens die op deze manier worden verkregen. Op dit gebruik zijn het privacy beleid en de algemene voorwaarden van de betreffende social media van toepassing.
Rechtmatige grondslag voor verwerking: waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Landschapsbeheer Flevoland verwerkt ten behoeve van:
A) Intern:
Verwerken van persoonsgegevens van personeel, waartoe wij wettelijk verplicht zijn zoals:
- het aangaan van een arbeidsovereenkomst;
- gegevens die nodig zijn voor de belastingaangifte;
- gegevens die nodig zijn in geval van ziekte en de evt. uitvoering van de Poortwachterswet;
- gegevens die nodig zijn voor een correcte afhandeling van de loonadministratie;
- Pensioenfonds
- Personeelsdossier;
- het beheer van de financiële administratie;
- het beheer van de ICT-systemen.
B) Extern:
Verwerken van persoonsgegevens t.b.v.:
- het aangaan en uitvoeren van diverse overeenkomsten;
- het aangaan van een vrijwilligerssamenwerking;
- het volgen van een cursus bij Landschapsbeheer Flevoland;
- het uitvoeren van communicatie-activiteiten;
- het informeren over activiteiten van Landschapsbeheer Flevoland;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het ontvangen van de nieuwsbrief;
- het beheer van de financiële administratie;
- het beheer van de ICT-systemen.
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van ons werk, omdat het wettelijk verplicht is of omdat u toestemming heeft gegeven voor de verwerking. Landschapsbeheer Flevoland deelt geen gegevens met anderen voor commerciële doelen. De gegevens die Landschapsbeheer Flevoland ontvangt en verwerkt, worden voor noodzakelijke bewerkingen gedeeld met:
- Accountant
- Website en mailhosting
- Google Analytics
- Microsoft Forms
- Ledenadministratiesysteem Banster
- Andere landschapsbeheerorganisaties tbv gedeelde activiteiten (bijv. NK Maaien met de Zeis)
Hoe zorgt Landschapsbeheer Flevoland voor persoonsgegevens ?
Landschapsbeheer Flevoland legt zo min mogelijk persoonsgegevens vast, alleen de noodzakelijke. Landschapsbeheer Flevoland neemt bovendien de benodigde technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik, ook in haar afspraken met zogenaamde (sub)verwerkers. Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn logische toegangsbeveiliging, beheer van
autorisaties, gebruik van firewalls en afspraken met leveranciers over informatiebeveiliging. Medewerkers van Landschapsbeheer Flevoland en eventuele derden die kennis kunnen nemen van de door Landschapsbeheer Flevoland vastgelegde gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding van deze informatie. Alleen geautoriseerd personeel mag gegevens inzien en bewerken. Dat mag ook alleen voor zover dat noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van de werkzaamheden. We maken geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden alleen
beheerd in ons netwerk en vrijwilligersadministratiesysteem. Wij beveiligen ons netwerk met een virusscanner en een spamfilter. Toegang tot het netwerk en ons vrijwilligersadministratiesysteem is beveiligd met een wachtwoord.
Bewaartermijnen
Landschapsbeheer Flevoland bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verkregen en verder worden verwerkt, tenzij de wet ons verplicht gegevens langer te bewaren. Iedere organisatie is bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn
financiële administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De bewaartermijn die Landschapsbeheer Flevoland hanteert kan per doel verschillen en is afhankelijk van de aard van de gegevens. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens in principe
verwijderd of geanonimiseerd, op zodanige wijze dat die niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn. Geanonimiseerde gegevens gebruiken we na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische of statistische doeleinden.
Uw rechten: hoe kunt u uw persoonlijke gegevens bekijken, aanpassen of een klacht
indienen?
U kunt bij ons een verzoek indienen tot inzage, rectificatie, overdracht of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Maar ook als u Landschapsbeheer Flevoland toestemming hebt verleend tot het verwerken van uw persoonsgegevens en deze toestemming wilt intrekken. Stuur daarvoor een brief naar flevoland@landschapsbeheer.net of Stichting Landschapsbeheer Flevoland, Botter 14-03, 8232 JP Lelystad. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is een voorbeeldbrief te vinden.
Om vast te stellen dat uzelf die rechten uitoefent, hebben we een kopie nodig van uw ID-bewijs, waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, ID-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Landschapsbeheer Flevoland stuurt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, een overzicht van uw persoonsgegevens of een reactie op het verzoek toe.
Een klacht over de wijze waarop Landschapsbeheer Flevoland met (uw) persoonsgegevens omgaat kunt u indienen via flevoland@landschapsbeheer.net. De ontvangen klachten worden geregistreerd en u ontvangt een bevestiging. Binnen 1 maand ontvangt u van ons een reactie op uw klacht.
U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat Landschapsbeheer Flevoland niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat en u daar met ons niet uitkomt. Dit kan op de site van de AP.
Datalekken
Indien persoonsgegevens onbevoegd worden ingezien is er sprake van een incident en kan er sprake zijn van een data-lek. Mogelijke incidenten kunt u melden op flevoland@landschapsbeheer.net.
Landschapsbeheer Flevoland handelt data-lekken af conform het hiervoor geformuleerde beleid: protocol datalek.
Verstrekking van gegevens aan derden
Alleen als het nodig is, delen wij gegevens met derden. Soms moeten we gegevens delen, bijvoorbeeld als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening door Landschapsbeheer Flevoland, voor ondersteunende diensten of als de wet- en regelgeving dat vereist. Bij ons werk maken we gebruik van derden, zoals bijvoorbeeld IT-leveranciers. Wij maken goede afspraken met dergelijke partijen voordat wij de gegevens aan hen verstrekken. Zij zijn verplicht de gegevens te beschermen en mogen die alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies.
Vragen of opmerkingen?
Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacy-beleid? Richt deze aan: flevoland@landschapsbeheer.net.
Wijzigingen
Landschapsbeheer Flevoland behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement, bijvoorbeeld vanwege nieuwe ontwikkelingen, online diensten of om conformiteit aan wet- en regelgeving te waarborgen. Wijzigingen treden in werking vanaf
het moment dat ze op deze website zijn gepubliceerd.
